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lundi, 01 octobre 2012

Unies pour la vie (de bureau)

Pour l'assistante que je suis, la vie de cabinet, ce n'est pas seulement des histoires de ministres et d'hôtel particulier. C'est sûr que ça fait partie du décor, mais la raison pour laquelle la vie en cabinet est si différente du reste du travail en administration, c'est que l'organisation de la journée est fondamentalement différente.

Mesdames et Messieurs, c'est alors qu'entre en scène, sous vos applaudissements, Unau, ma collègue. On l'applaudit bien fort.

Cela commence à faire quelques temps maintenant que je travaille avec Unau. On se connait bien, on a affronté pas mal de galères ensemble, et on forme un bon tandem. Et puis l'ambiance est bonne et c'est aussi très important. Nous formons une sorte de binôme : on appelle ça une "brigade" (...vous voyez ce que je vous disais sur le vocabulaire de cabinet la dernière fois ?), et à cause de ce système, nous travaillons sur le même poste, mais pas au même moment.

Eh oui, c'est là qu'on entre dans des considérations d'emploi du temps. Les détails changent d'un cabinet à l'autre, mais la trame est toujours la même : les journées sont découpées en deux parts généralement égales. Comme des demi-journées, mais en plus long, puisque généralement, le secrétariat est ouvert 12h de la journée. Et chaque brigade occupe une moitié. Dans la pratique, ça donne quelque chose de ce genre :
- Lundi - 8h à 14h : secrétaire 1
- Lundi - 14h à 20h : secrétaire 2
- Mardi - 8h à 14h : secrétaire 2
- Mardi - 14h à 20h : secrétaire 1
(sachant que dans certains secrétariats, les besoins des conseillers varient ; moi par exemple je finis plutôt à 20h30).

En réalité, ça c'est la version officielle. Mais dans la pratique, il existe le "passage de consignes", qui selon la gravité des évènements et le tempérament des assistantes impliquées, peut prendre entre 10mn et 1h, et qui fait qu'on part plus souvent à 15h qu'autre chose. Le passage des consignes consiste donc à mettre sa collègue au courant de tout ce qui s'est passé le matin en son absence, histoire qu'elle puisse prendre son poste l'après-midi et qu'aucun conseiller ne s'aperçoive vraiment que la tête ou le nom de la secrétaire ont changé entre midi. Avec un peu de chance, les deux secrétaires portent le même nom et/ou la même coiffure, rendant alors l'illusion parfaite.

Trouver une bonne brigade est du coup essentiel parce que, quand vous n'êtes pas là, c'est votre brigadiste qui gère votre boulot, et si vous ne voulez pas trouver le bureau, les conseillers, ou tout le reste, sans dessus dessous à votre retour, il faut quelqu'un de confiance, avec qui les méthodes de travail se rejoignent un minimum.
Tomber sur une flemmarde, c'est la garantie de bosser deux fois plus au retour, de repasser derrière ce qui a été fait par-dessus la jambe, et se prendre des remarques de la part des conseillers. Tomber, à l'inverse, sur une pointilleuse chiante, c'est l'assurance qu'elle mettra en place des pratiques hyper rigoureuses et étouffantes, qu'en plus elle vous regardera de haut et que pour finir, elle pourrait bien se plaindre de vous à qui de droit.
Le choix d'une brigadiste n'en est d'ailleurs pas forcément un : vous postulez sur un poste, vous passez les entretiens, mais vous ne savez pas nécessairement avec qui vous allez tomber, et c'est un peu la roulette russe. Mais quand deux secrétaires "se trouvent", elles tentent souvent de se faire venir l'une l'autre au moment de la recherche de poste ; d'ailleurs quand une secrétaire dit à son boss qu'elle "connait quelqu'un de bien qui pourrait faire la brigade", le patron est souvent très content de faire venir l'autre moitié de la brigade, sachant que ça évite énormément de psychodrames quand les deux secrétaires s'entendent.

Unau et moi, on se pratique depuis quelques temps maintenant, on s'est arrangées pour rester ensemble, donc le courant passe bien.
Mais une brigade, c'est comme un couple marié. On se voit tous les jours, il faut faire avec les défauts de l'autre, et il n'y a pas de sexe. C'est une question de complémentarité : il faut savoir être musclé là où l'autre pêche un peu, et inversement. Par exemple, comme Unau est légèrement plus âgée que moi, je sais que sur les questions informatiques, elle n'est pas toujours très à l'aise avec certaines manipulations (donc elle va trèèès lentement, ce qui lui vaut son surnom). A l'inverse c'est une reine du rangement et de l'organisation, et ça m'arrange bien parce que je suis pas fan de faire du tri dans la documentation tous les quinze jours. En somme, je mets en place des systèmes sur le plan informatique, sur le plan de la paperasse c'est elle la reine. Comme on travaille dans un service de presse, on a besoin des deux donc c'est parfait. On s'est trouvées.

Mais parfois, comme dans un couple, on est un peu excédé par des petits détails. Moi par exemple, c'est la manie qu'a Unau d'utiliser 712 post-its qu'elle recopie ensuite dans nos différents fichiers informatiques. MAIS ELLE GARDE LES POST-ITS. Ça me rend dingue de me retrouver avec un bureau couvert de post-its faisant doublon avec ce qui est déjà sur informatique. Alors chaque jour, plutôt que de les jeter (ce qui soyons honnêtes serait mon premier mouvement), quand j'arrive, je mets les post-its en liasse avec un trombone, et elle peut les redéployer le lendemain à son retour. Un peu comme les hommes avec les chaussettes, quoi...

Donc voilà, je déclare une nouvelle rubrique ouverte, celle consacrée à mon tandem avec Unau. En avant pour la vie de couple !

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